Manajemen Risiko Proyek

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan tentunya diharapkan mendatangkan laba bagi penyelenggaranya. Namun terkadang untung yang diharapkan dari suatu proyek berbanding terbalik menjadi suatu kerugian total. Hal tersebut bisa saja terjadi karena manajer proyek tidak mengerti mengenai risiko yang akan dihadapi saat penyelenggaraan proyek. risiko yang tidak bisa dipisahkan dari proyek. Tidak ada perencanaan yang dapat mengatasi risiko atau mampu mengendalikan peristiwa kesempatan. Dalam suatu proyek risiko menjadi sesuatu kondisi yang tidak pasti. Jika hal itu terjadi maka berdampak terhadap pengerjaan suatu proyek. Untuk itu menjadi sangat penting bagi seorang manajer proyek mempelajari dan memahami lebih mendalam mengenai risiko yaitu apa penyebab dan apa konsekuensinya jika sebuah risiko terjadi.

B.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka yang akan dibahas pada makalah ini adalah tentang:

1.      Apa pengertian risiko?

2.      Bagaimana proses didalam mengelola atau manajemen risiko?

C.    Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisa makalah ini adalah:

1.      Agar lebih memahami konsep risiko

2.      Agar mengetahui proses di dalam mengelola atau manajemen risiko.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Risiko

Kata risiko berasal dari bahasa arab yang berarti hadiah yang tidak diharap-harap datangnya dari surga.[1] Atau dalam kamus Webster, risiko dikonotasikan negatif sebagai kemungkinan kerugian akibat kecelakaan, ketidakberuntungan dan kerusakan. Wideman dalam Abrar Husen menyebutkan risiko proyek dalam manajemen risiko adalah efek kumulasi dari peluang kejadian yang tidak pasti, yang mempengaruhi sasaran dan tujuan proyek.

Vaughan dalam Herman Darmawi mengemukakan beberapa definisi risiko sebagaimana dapat kita lihat sebagai berikut:[2]

1.      Risk is the chance of loss (Risiko adalah kans kerugian)

Chance of loss biasanya digunakan untuk menunjukkan suatu keadaan dimana terdapat suatu keterbukaan (eksposure) terhadap kerugian atau sutu kemungkinan kerugian. Sebaliknya jika disesuaikan dengan istilah yang dipakai dalam statistik maka “chance” sering digunakan untuk menunjukkan tingkat probabilitas  akan muncul situasi tertentu. Misalnya kalau kita melemparkan uang logam Rp. 100.- maka probabilitas muncul gambar adat dibagian atas setelah uang itu tiba dilantai adalah 0,5.

2.      Risk is the possibility of loss (risiko adalah kemungkinan kerugian)

Istilah “possibility” berarti bahwa probabilitas suatu peristiwa berada diantara nol dan satu. Definisi ini baarangkali sangat mendekati dengan pengertian risiko yang dipakai sehari-hari. Akan tetapi definisi ini agak longgar, tidak cocok dipakai dalam analisis secara kuantitatif.

3.      Risk is uncertainty (risiko adalah ketidakpastian)

Risiko berhubungan dangan ketidakpastian (uncertainty) yaitu adanya risiko, karena adanya ketidakpastian.

Risiko dihubungan dengan kemungkinan terjadinya akibat buruk (kerugian) yang tidak diinginkan, atau tidak terduga. Dengan kata lain “kemungkinan” itu sudah menunjukkan adanya ketidakpastian. Ketidakpastian itu merupakan kondisi yang menyebabkan tumbuhnya risiko dan jika kita kaji lebih lanjut “kondisi yang tidak pasti” itu timbul karena berbagai sebab, antara lain:

a)      Jarak waktu dimulai perencanaan atas kegiatan sampai kegiatan itu berakhir. Makin panjang jarak waktu makin besar krtidakpastian.

b)      Keterbatasan tersedianya informasi yang diperlikan.

c)      Keterbatasan pengetahuan/keterampilan/teknik mengambil keputusan.

d)     Dan sebagainya.

Pada umumnya orang sering menyamakan pengertian Risiko, Hazard, dan Peril.[3] Memang ketiga istilah tersebut erat sekali kaitannya satu dengan yang lain. Akan tetapi ketiganya berbeda, oleh karena itu untuk maksud-maksud kajian istilah-istilah tersebut harus dibedakan dengan tegas.

Peril dapat didefinisikan sebagai penyebab langsung kerugian. Orang-orang dapat terkena kerugian atau kerusakan karena berbagai peril atau bencana. Bencana yang umum adalah kebakaran, topan, ledakan, tubrukan, mati muda, penyakit, kecerobohan, dan ketidakjujuran. Bencana-bencana yang dapat menimpa harta dan penghasilan haruslah dipelajari oleh pengelola risiko sehingga perlindungan yang tepat dapat diatur untuk mengendalikannya.

Hazard atau bahaya dapat didefinisikan sebagai keadaan yang menimbulkan atau meningkatkan terjadinya chance of loss dari suatu bencana tertentu. Jadi, hal-hal seperti kecerobohan pemeliharaan rumah tangga yang buruk, jalan raya jelek, mesin yang tidak terpelihara, dan pekerjaan yang berbahaya adalah hazard, karena ini adalah keadaan yang meningkatkan chance of loss (kemungkinan kerugian).

Sebagai contoh: kebakaran yang berkobar disebuah bengkel adalah peril, tetapi mungkin sebelumnya disana terdapat setumpuk kain-kain buruk berlumuran minyak tanah yang berserakan disekitar bengkel itu sebagai penyebab kebakaran tersebut dan dengan demikian adalah penyebab sesungguhnya.

Secara ilmiah, risiko didefinisikan sebagai kombinasi fungsi dari frekuensi kejadian, probabilitas, dan konsekuensi dari bahaya risiko yang terjadi.[4]

Risiko = f (frekuensi kejadian, probabilitas, konsekuensi)

Frekuensi kejadian dengan tingkat pengulangan yang tinggi akan memperbesar probabilitas atau kemungkinan kejadiannya. Frekuensi kejadian boleh tidak dipakai seperti perumusan diatas, karena itu risiko dapat dituliskan sebagai fungsi probabilitas dan konsekuensi saja, dengan asumsi frekuensi telah termasuk kedalam probabilitas.

Nilai probabilitas adalah nilai dari kemungkinan risiko akan terjadi berdasarkan pengalaman-pengalaman yang sudah ada, berdasarkan nilai kualitas dan kuantitasnya. Jika tidak memiliki cukup pengalaman dalam menentukan probabilitas risiko, maka probabilitas risiko harus dilakukan dengan hati-hati serta dengan langkah sistematis agar nilainya tidak banyak menyimpang. Untuk itu studi literatur atau studi banding pada perusahaan atau proyek lain yang pernah mengalaminya perlu dilakukan guna mereduksi ketidakpastian yang lebih besar

Nilai konsekuensi dapat diasumsikan dalam bentuk kompensasi biaya yang harus ditanggung atau dapat berupa tindakan penanggulangan dengan cara lain dengan biaya lebih rendah. Nilai konsekuensi dapat berupa nilai maksimum sebagian atau minimum dari variabel risiko yang dinyatakan dalam suatu item pekerjaan, kegiatan atau proyek.

B.     Proses manajemen risiko

Manajemen risiko adalah sebuah pendekatan proaktif, bukan reaktif. Ia merupakan proses preventif yang dirancang untuk memastikan bahwa kejutan dikurangi dan bahwa konsekuensi negatif karena peristiwa yang tidak diinginkan diperkecil.[5] Manajemen risiko juga menyiapkan manajer proyek untuk menanggung risiko ketika waktu, biaya, dan atau keunggulan teknis dapat dicapai. Manajemen risiko proyek member manajer proyek pengendalian yang lebih baik atas masa depan dan dapat dengan signifikan dapat meningkatkan peluang mencapai sasaran proyek secara tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi kinerja teknis (fungsional) yang diperlukan. Berikut adalah tahapan atau proses dalam manajemen risiko:

1.      Identifikasi risiko

Proses manajemen risiko dimulai dengan berusaha menghasilkan daftar semua risiko yang mungkin dapat mempengruhi proyek. Tim manajemen risiko terdiri dari anggota tim inti dan stakeholder lain yang relevan. Tim menggunakan teknik identifikasi masalah utuk mengidentifikasi masalah potensial. Peserta didorong untuk terbuka dan menghasilkan sebanyak mungkin risiko yang dapat terjadi.

Cara mengidentifikasi risiko juga bisa dilakukan dengan profil risiko yaitu alat yang dapat membantu tim manajemen mengidentifikasi dan pada akhirnya menganalisis risiko. Profil risiko adalah daftar pertanyaan yang menyoroti area ketidakpastian pada sebuah proyek. Pertanyaan tersebut dikembangkan dan ditingkatkan dari proyek-proyek sebelumnya yang serupa.

Berikut merupakan contoh profil risiko untuk proyek pengembangan produk:

Persyaratan Teknis Apakah persyaratannya stabil?	Kualitas Apakah desain mempertimbangkan kualitas?
Desain Apakah desain tergantung pada asumsi yang tidak realistis atau optimistik?	Manajemen Apakah orang-orang mengetahui siapa yang memiliki wewenang dan dalam hal apa wewenang tersebut?
Pengujian Apakah alat pengujian tersedia ketika diperlukan?	Lingkungan kerja Apakah orang-orang bekerja kooperatif diluar fungsional mereka sendiri?
Pengembangan Apakah proses pengembangan didukung oleh serangkaian prosedur, metode dan alat yang sesuai?	Staffing Apakah staf tidak berpengalaman atau tidak tepat untuk tugas yang ditetapkan?
Jadwal Apakah jadwal tergantung pada kelengkapan proyek lain?	Pelanggan Apakah pelanggan tahu apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek?
Anggaran Seberapa reliabelkah estimasi biaya?	Kontraktor Apakah definisi tugas kontraktor ambigu?

2.      Penilaian risiko

Langakah pertama menghasilkan daftar risiko potensial. Tidak semua risiko tersebut layak mendapat perhatian. Beberapa risiko sepele dapat diabaikan, sedangkan yang lainnya merupakan ancaman serius bagi suksesnya proyek. Para manajer harus mengembangkan metode-metode untuk menelusuri daftar risiko dan menghapus risiko yang tidak penting dan memperhatikan risiko dalam hal nilai pentingnya dan kelayakannya untuk diperhatikan.

Analisis sekenario adalah teknik paling mudah dan paling umum digunakan untuk menganalisis risiko. Anggota tim menilai masing-masing risiko dalam hal:

1)      Peristiwa yang tidak diinginkan

2)      Semua hasil akhir dari kejadian sebuah peristiwa

3)      Manfaat penting atau dampak merusak/merugikan dari sebuah peristiwa.

4)      Peluang atau probabilitas terjadinya peristiwa.

5)      Kapan peristiwa dapat terjadi pada proyek.

6)      Interaksi dengan bagian lain dari proyek ini atau dari proyek lain.

3.      Mengembangkan Respons Risiko

Ketika suatu peristiwa risiko telah dikenali dan dinilai, berikutnya adalah membuat sebuah keputusan untuk merespons dengan tepat peristiwa tersebut. Respons terhadap risiko dapat dikelompokkan  sebagai respons pengurangan  (mitigating), penghindaran (avoiding), pemindahan (transferring), berbagi (sharing), atau menahan (retaining).

1.      Mengurangi risiko

Mengurangi atau memperkecil risiko pada umumnya menjadi alternatif pertama yang dipertimbangkan. Pada dasarnya ada dua strategi untuk mengurangi risiko. (1) mengurangi kemungkinan terjadinya peristiwa tersebut, dan atau (2) mengurangi dampak peristiwa tersebut pada proyek.

Contoh: strategi pertama ditemukan pada sebuah proyek sistem informasi. Tim proyek bertanggung jawab menginstal sebuah sistem operasi baru di perusahaan induk mereka. Sebelum mengimplementasikan proyek, tim menguki sistem baru pada sebuah jaringan yang lebih kecil, yang terisolasi. Dari pengujian tersebut mereka menemukan berbagai masalah dan mendapatkan solusi dari masalah yang dihadapi sebelum implementasi. Tim masih menghadapi masalah instalasi, tetapi dampak burukny sangat jauh berkurang .

Strategi kedua dengan melakukan penjadwalan pekerjaan outdoor disepanjang musim panas,melakukan investasi pelatihan keselamatan, dan memilih material dan peralatan berkualitas tinggi.

2.      Menghindari risiko

Menghindari risiko adalah mengubah rencana proyek untuk menghapus kondisi atau risiko. Sekalipun mustahil menghapuskan semua peristiwa risiko, namun beberapa risiko spesifik dapat dihindarkan sebelum kita meluncurkan sebuah proyek, sebagai contoh: mengadopsi teknologi yang telah terbukti sebagai ganti teknologi yang bersifat percobaan, dapat menghapus kegagalan teknis.

3.      Memindahkan risiko

Melewatkan risiko kebagian lain adalah biasa, pemindahan tersebut tidak mengubah risiko. Memindahkan risiko kebagian lain hampir selalu mengakibatkan pembayaran premium (pengeluaran besar). Kontrak fixed-price adalah contoh klasik pemindahan risiko dari pemilik ke kontraktor. Kontraktor memahami perusahaan akan membayar semua peristiwa risiko yang kelihatan. Oleh karena itu, faktor risiko moneter ditambahkan ke harga penawaran kontrak. Sebelum memutuskan untuk memindahkan risiko, pemilik perlu memutuskan bagian mana yang dengan paling baik dapat megendalikan aktivitas yang akan mendorong kea rah risiko yang terjadi. Juga, apakah kontraktor mampu menangani risiko? Jelas bahwa mengidentifikasi dan mendokumentasikan tanggung jawab untuk menangani risiko merupakan hal yang sangat mendesak. Cara lain yang lebih jelas untuk memindahkan risiko adalah asuransi. Akan tetapi dalam kebanyakan kasus cara ini tidak praktis karena menggambarkan kondisi atau peristiwa risiko proyek kepada broker asuransi yang tidak familier dengan proyek adalah hal yang sulit dan mahal. Tentau saja peristiwa risiko dengan probabilitas rendah dan konsekuensi tinggi seperti bencana alam lebih mudah digambarkan dan diasuransikan. Obligasi dan garansi adalah alat keuangan lain yang dipakai untuk memindahkan risiko.

4.      Berbagi risiko

Berbagi risiko (sharing risk) mengalokasikan proporsi risiko ke beberapa bagian yang berbeda. Contoh berbagi risiko adalah Airbus A340. Risiko riset dan pengembangan dialokasikan antarnegara Eropa, termasuk Inggris dan Perancis. Sebagai alternatif, industri entertainment membentuk sebuah konsorsium untuk menentukan format operasi umum untuk Digital Video Disk (DVD) untuk memastikan kompatibilitas lintas produk. Format lain berbagi risiko sedang muncul.

Berbagi risiko mendapat banyak perhatian pada tahun-tahun belakangan ini sebagai motivasi untuk memperkecil risiko dan dalam beberapa kasus, memangkas biaya proyek.

5.      Menahan risiko

Dalam beberapa kasus, sebuah keputusan secar sadar dibuat untuk menerima risiko dari sebuah peristiwa yang terjadi. Beberapa risiko menjadi sangat besar jika dianggap pemindahan atau pengurangan peristia risiko tidak mungkin dilakukan (missal, banjir atau gempa bumi). Pemilik proyek mengasumsikan risiko karena kesempatan peristiwa itu terjadi tampaknya sangat besar. Dalam kasus lain, risiko yang telah dikenali dalam cadangan anggaran dengan mudah diasorbsi jika risiko tersebut kemudian menjadi kenyataan. Risiko ditahan dengan mengembangkan sebuah rencana kontingensi untuk diimplementasikan jika risiko kemudian menjadi kenyataan. Dalam beberapa kasus sebuah peristiwa risiko dapat diabaikan, karena itu membengkaknya biaya akibat terjadinya peristiwa risiko haruslah diterima.

Rencana kontingensi adalah sebuah rencana alternatif yang akan digunakan jika peristiwa risiko yang diperkirakan belum menjadi kenyataan. Rencana kontingensi menghadirkan tindakan-tindakan yang mengurangi atau memperkecil dampak negatif dari peristiwa risiko. Seperti semua rencana, rencana kontingensi menjawab pertanyaan tentang apa, di mana, kapan, dan berapa banyak tindakan yang akan berlangsung. Tidak adanya rencana kontingensi, ketika sebuah peristiwa risiko terjadi, dapat membuat seorang manajer menangguhkan keputusan untuk mengimplementasikan sebuah perbaikan. Penangguhan ini dapat memicu rasa panik dan menerima perbaikan pertama yang diusulkan. Keputusan setelah suatu kejadian, yang diambil dibawah tekanan dapat mahal dan berbahaya. Rencana kontingensi mengevaluasi perbaikan-perbaikan alternatif terhadap berbagai peristiwa yang telah diperkirakan sebelum peristiwa risiko terjadi dan memilih rencana terbaik diantara banyak alternatif.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Manajer harus terlibat dalam berbagai aktifitas manajemen risiko untuk mengatasi ketidakpastian yang tidak bias dipisahkan dalam manajemen proyek. Manajemen risiko adalah pendekatan yang proaktif, bukan reaktif. Ia mengurangi jumlah dan memimpin kepada pemahaman yang lebih baik mengenai hasil akhir yang mungkin terjadi dari berbagai peristiwa negatif.

Walaupun banyak manajer percaya bahwa dalam analisis akhir penelitian risiko dan kontingensi tergantung pada penilaian subjektif, namun beberapa metode standar untuk mengidentifikasi, menilai, dan merespons risiko harus dimasukkan kedalam semua proyek. Seluruh proses untuk mengidentifikasi risiko proyek memaksa beberapa disiplin disemua tingkat  manajemen proyek dan meningkatkan kinerja proyek.

B.     Saran

Bagi para manjer proyek selayaknya mengetahui proses didalam manajemen risiko agar dapat mengantisipasi dan meminimalisir kerugian dalam proses pengerjaan proyek yang sedang berlangsung.     

Daftar Pustaka

Darmawi, Herman.2006. manajemen Risiko. Jakarta: Bumi Aksara.

F. Gray, Clifford & Erik W. Larson. 2007. Manajemen Proyek Proses Manajerial. Yogyakarta: Andi (Diterjemahkan oleh: Dwi Prabantini).

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta: Andi.

---

[1] Ir. Abrar Husen, Manajemen Proyek, (Yogyakarta, Andi 2011), hal. 50

[2] Drs. Herman Darmawi, manajemen Risiko, (Jakarta, Bumi Aksara 2006), hal. 18-19

[3] Ibid, hal. 22.

[4] Abrar Husen. Op.Cit., 50.

[5] Clifford F. Gray & Erik W. Larson, Diterjemahkan oleh: Dwi Prabantini, Manajemen Proyek Proses Manajerial, (Yogyakarta, Andi 2007), hal. 190.